E-SZÁMLA
A Mercarius Flottakezelő elkötelezett a digitális fejlődés iránt, ezért 2024. június 1-jétől bevezettük az elektronikus számlázást. Ezáltal gyorsabb és hatékonyabb ügyintézést teszünk lehetővé, valamint a papírfelhasználás csökkentésével hozzájárulunk a környezet védelméhez is.
Az elektronikus számla (vagy röviden: e-számla) – tartalmát tekintve – megfelel a hagyományos papír alapú számlának. Ellenben nem nyomtatva, hanem elektronikus dokumentumként kerül kiállításra és kiküldésre.
⚠ Ahhoz, hogy cégük felé elektronikus számlát állíthassunk ki, előzetes hozzájárulásuk szükséges. A vállalat nevében az alábbi gomb megnyomásával elérhető űrlap kitöltésével lehetséges a nyilatkozás. A visszajelzés abban az esetben is fontos számunkra, amennyiben nem igényelnek elektronikus számlát. (Minta-nyilatkozat)
Fontos, hogy az elektronikus számlát digitális formában kell megőrizni a számla kiállítójának és a számla befogadójának egyaránt. Az elektronikusan kiállított számla csak digitális formában minősül eredeti számlának, kinyomtatva nem.
Fontos tudnivalók az elektronikus számlával kapcsolatban
1.) Technikai feltételei az internet-hozzáférés és szükséges hardverek, illetve szoftverek.
2.) Az Elektronikus számla (NAV felé hash kóddal küldött .PDF) megoldás használatával a számlázási folyamatban az eladó oldalán létrejön egy elektronikus számla dokumentum (például: egy elektronikus aláírással és időpecséttel nem ellátott .PDF fájl), melyre a megfelelő lenyomatképző algoritmusok egyikével az eladó rendszere hash-kódot képez. Ezt a hexadecimális számot a számláról adott adatszolgáltatás részeként közli a NAV-val. Eladó oldalon a kibocsátott, vevő oldalon az eladótól kapott elektronikus számlát megfelelő adathordozón őrizni kell.
3.) Fontos követelmény, hogy az adatszolgáltatás a NAV által befogadott (feldolgozott) legyen, valamint, hogy az elektronikus számla dokumentum és a hash kód együttes megőrzése valósuljon meg. Ha a NAV által befogadott (feldolgozott) online számla adatszolgáltatásban megfelelő hash kód szerepelt, akkor ezt a megoldást (mint archiválást) a számlakibocsátó és a számlabefogadó is alkalmazható.
4.) A számlafeldolgozás megkönnyítésé érdekében az e-számla mellékleteként a NAV xml állományt is átadjuk a számlával.
5.) A hiteles e-számlát PDF-formátumban lehet megtekinteni, melynek megnyitásához az Adobe Reader alkalmazást ajánljuk (4.0 vagy újabb verziók).
Számlázással kapcsolatos megkeresés
A számlázást illető kérdésekkel a Kapcsolat űrlapon keresztül, a Számlázás lehetőség kiválasztásával tud felkeresni minket.
GYAKRAN ISMÉTELT KÉRDÉSEK
Mi az elektronikus számla?
Az elektronikus számla (e-számla) egy digitális formában kiállított számla, amely teljes tartalmában megfelel a hagyományos papíralapú számlának, de nem nyomtatott formában, hanem elektronikus dokumentumként kerül kiküldésre.
Hogyan lehet elektronikus számlát kérni?
Az elektronikus számlázáshoz szükséges nyilatkozatot itt tudod a cég nevében megtenni.
Mi történik, ha nem igénylem az elektronikus számlát?
Amennyiben a céged nem tud e-számlát befogadni, kérjük, ezt is jelezd a nyilatkozat benyújtásával. A visszajelzés fontos, hogy tudjuk, hogyan tudunk Veletek együttműködni.
Hogyan kell megőrizni az elektronikus számlát?
Az elektronikus számlát digitális formában kell megőrizni, ezért fontos, hogy mind a számla kiállítója, mind a befogadója megfelelő adathordozón tárolja azt. Kinyomtatva nem minősül eredeti számlának.
Milyen technikai feltételek szükségesek az e-számla használatához?
Az e-számla alkalmazásához internet-hozzáférés, valamint megfelelő hardverek és szoftverek szükségesek.
Mi a hash-kód, és miért fontos?
A hash-kód egy hexadecimális szám, amely a számlázási folyamat részeként létrejön, és biztosítja, hogy az elektronikus számla megfelelően legyen archiválva. Fontos, hogy ez a kód a NAV által befogadott adatszolgáltatásban szerepeljen.
Hogyan férhetek hozzá az elektronikus számlához?
Az elektronikus számlát PDF-formátumban lehet megtekinteni, amelyet javasolt az Adobe Reader (4.0 vagy újabb verzió) alkalmazásával megnyitni.
Hogyan léphetek kapcsolatba a számlázási csapattal?
A számlázással kapcsolatos kérdésekkel a Kapcsolat űrlapon keresztül tud felkeresni minket, a Számlázás lehetőség kiválasztásával.
Milyen mellékletek lesznek az e-számlához?
Az elektronikus számla mellékleteként a NAV xml állományt is átadjuk, ami megkönnyíti a számlafeldolgozást.